年を重ねるにつれて時の流れが大変早く感じます。あっという間に2019年も残り僅かですね。仕事は年末挨拶の調整もさることながら、予算見通しのレビュー対応等多忙な時期かと思いますが、忘年会というイベントも実は大変重要な仕事ですよね。
忘年会の目的
上司から忘年会の幹事に任命されても、意外と大勢で飲み会を開く程度に捉えられてしまう忘年会ですが、大事な目的があります。それは、“上司も部下も関係なく”、”楽しく”一年間をお互い”労い合う”ことです。そのため、世代毎に質のムラがない忘年会を企画するために、まずは幹事役のメンバーの年代をバランスよく混ぜた方が良いと考えます。部署が5つある場合は、最低中堅2人、若手3人程をピックして、年次が重ならない程度に声を掛けるとbetterです。
企画書を作る
幹事団が無事構築できたら、ベクトル合わせのためにも企画書を作ります。5W1Hに沿って書き出していきます。調整がとても大変なのは、What（＝コンテンツ）、Where（＝会場）です。此方の詳細は後述しますが、本段階ではWhatには「イベントを二つ程」、Whereには「本拠地近辺」とだけ書き、幹事団とキックオフしましょう。
日程の調整を行う
WhatとWhereに移る前に事前にやっておくべきことがあります。それは忘年会の日程調整です。決定までのリードタイムが長いので、調整メールを出状するところまでを実施しておきます。その際、例えば、全員一斉に2〜3週間先の予定を入力させるのは、入力する側の負荷が大きいので、事前に絞り込む必要が有ります。
方法としては、所属している部署のBOSSの予定を真っ先に押さえます。複数部署合同の場合は、BOSS全員の予定が合う日を2つ〜3つ押さえてしまいましょう。その日程を基に候補全員にスケジュール調整サイト（※）で入力を促します。期限を切ることをお忘れなく。
※：伝助、調整さん等々、なんでも大丈夫です。
Where（＝会場）を決める
参加人数が決定してから会場探しでは遅いのでまずは、人数を予想します。経験則ですが、8割で試算がbetterです（50名の場合は、40名の箱を探します）。次に、秘書やアシスタントに会場探しの支援を依頼しましょう。彼ら/彼女らは、接待のお店やBOSSの嗜好も、部署の雰囲気（人間性含）も認識しているので、高確率で求める品質の会場候補を出してくれます。但し、Whatであるイベント次第で「プロジェクターやマイク」が必要となったり、「立食がNG」となる可能性はあるので、そこは候補一覧からフィリタリングをして押さえておきましょう。最後は、幹事団で手分けして仮予約を2つ程行っておけば完了です。次項のWhatが決まったら、即している方を選択し、もう一方はキャンセル期限までに忘れずに・確実にキャンセルしましょう。
What（＝イベント）を練る
目的、参加者、会場に沿って、イベントを決めます。2時間〜2.5時間の会であれば、2イベントだとしても1イベントあたり0.5時間＋αで問題ないと考えます。可能な限り、12月の忘年会までの期間で参加者全員が”仕事でやっていること”、”知っていること”、”季節柄のもの”を差し込んでみると良いです。例えば、”月ごとの年表”や新たに導入された”レポートツールの使用実績ランキング”、”クリスマスプレゼント交換”等、如何でしょうか。余談ですが、動画で作成できるとカッコイイですね。スケッチブックに紙芝居風に描いて焦らして見せるのもウケが良いと思います。
最後に〜当日の実例〜
実例をご紹介します。少しでもご参考にして頂けると幸いです。
・18:30 準備
・19:00 開場
・19:01 開会宣言＆アイキャッチ
・19:05 乾杯挨拶
・19:10〜19:40 歓談
・19:40〜20:10 一年の振り返り〜日報グランプリ〜
・20:10〜20:30 クリスマスプレゼント交換
・20:30〜20:45 一年の振り返り〜役職者挨拶〜
・20:45〜20:55 〆の挨拶＆一本〆
・21:00 完全撤収