【送別会・壮行会】成功する幹事の振る舞い〜段取りすべて教えます〜

年度末は、人事異動や退職のシーズン、納会に加えて送別会・壮行会が多くなりますよね。

今までお世話になった方を気持ちよく新天地へ送り出したい！

どんなコンテンツが成功するか知りたい！

そんな方のために、成功する幹事の振る舞いをご紹介します！

送別会・壮行会の目的

苦楽を共にした方（主賓）との思い出を共有し、労い感謝することで、新天地での活躍を応援することです。
送別会と壮行会の違いは以下の通りですが、職場を去るかの違いであり、目的は一緒です。

送別会

退職する社員、取引先の担当異動といった、共に仕事をしてきた人達に対して、感謝や惜別、労いの意を込めて開かれます。

壮行会

海外留学する人や現地赴任が決定した人など、会社を離れるわけではない人の成功を願う会です。

事前準備

ラグビー元日本代表ヘッドコーチのエディー・ジョーンズがいう様に、「成功は準備にあり」です。
ここを怠ってしまうと、当日、準備不足が露呈し、思い出に残らない会になってしまうので、徹底しましょう。
最低でも1ヶ月程前から始動すると良いでしょう。

主賓のプロファイルを押さえる

プロファイルの中でも、以下を最低限押さえて見ましょう！

上記の中で意外と忘れがちなのが、喫煙するか否かですね。
私は禁煙者ですが、喫煙者にとっては、その場で吸えないのを苦痛に感じることもあるので、忘れない様にしてくださいね。

幹事団を組成する

主賓との距離が近い人から集めていきましょう。
人数は、規模に応じて、20人未満であれば「2人程」、それ以上であれば、出欠確認、場所確保、コンテンツ作りなど分担する必要があるため「3〜5人程」を想定しましょう。

出席者を決める

まず、主賓と親密だった方を基軸におきましょう。
次に、上下左右でどの範囲まで声をかけるかを親密だった方へ相談しましょう。
最後に、ピックされた方々に出欠確認のメール連絡を入れて確定させましょう。
伝助や調整さんなどのフリーのもので大丈夫です。
もちろん、共有フォルダ上のエクセルを活用頂いても結構です。

日時を決める

上記、「出席者を決める」段階で、主賓と親密だった方から候補日を3つほど選んでもらいましょう。
それに倣い、出欠確認と同様のメールに付してご連絡しましょう。
その際、期限を切ることを忘れない様にしましょう！

場所を決める

参加人数が決定してから会場探しでは遅いので、まずは、人数を予想しましょう。
経験則ですが、8割で試算がbetterです。
次に、主賓の食好み・酒好みをおさえつつ、秘書やアシスタントに会場探しの支援を依頼しましょう。
最後は、幹事団で手分けして仮予約を「2つ程」行っておけば完了です。
後述のイベントが決まったら、即している方を確定予約し、もう一方はキャンセル期限までに忘れずに・確実にキャンセルしましょう。

式次第を決める

フレームは以下をまるっと使ってください。
「イベントA」と「イベントB」だけは、主賓に会うコンテンツを、幹事団で熟考することが大切です。
実績のあるオススメは後述の「イベント・アイディア集」でご紹介させて頂きます。

予算を決める

イベントが確定まで至らなくとも、仮で構わないので、飲食代以外の準備コストを考慮して、支払い総額をシミュレーションします。
また、主賓に関わる費用は全て無料とし、出席者で負担し合う前提としましょう。
特に、会費をいくらにするかは必ず悩むところですよね、以下順序で決めていきましょう。

A. 普通に割り勘

飲食代もそうですが、プレゼント代金が大きいと一人当たりの負担額がぐっと大きくなっていきますよね。
例えば、11名参加で主賓を除く10名で会費を設定する場合を想定してみます。

■前提
　・飲食代：5,000円
　・プレゼント代：10,000円
■会費（1名あたり）
　・飲食代：5,000円＋500円(主賓分を10名で割り勘)＝5,500円
　・プレゼント代：1,000円
　・計：6,500円（通常飲食代比＋1,500円）

5,000円で飲食できるものが、＋1,500円になってしまうので、特に、年次が低い方が多い場合ほど負担が大きく、今後の送別会・壮行会に出席してくれないリスクが高まるため、リスクが顕在化しそうな場合は、B以降を配慮できるとベターです。

B. イベント代金を削減する

むやみやたらに削ってしまうと、満足度は下がってしまうため、紙を電子にとか、余剰在庫の景品の使用を活用することでの費用削減を目指しましょう。
骨董品とは言いませんが、意外とポテンシャルの高い掘り出し物が出てきますので、ぜひ、やってみてください。
それでもダメならCを発動しましょう。

C. 役職毎の傾斜、年齢毎の傾斜

入社3年目まで（＝若手と定義）を飲食代ベースにして、それより上を1,000円単位で傾斜つけていきましょう。
例えば、

　・部長級：8,000円
　・マネージャー：7,000円×2名＝14,000円
　・中堅：6,000円×5名＝30,000円
　・若手：5,000円×2名＝10,000円
　・計：62,000円（+2,000円）

と言った具合がせいぜいなラインだと思います。
余った2,000円は、二次会に回すか、二次会がなければ若手に還元しましょう！

当日のご案内メール

出席者の皆様に以下を盛り込んだメールを送りましょう。

一点気をつけて頂きたいのは、主賓向けは別メールで、会費を除く情報をお伝えしましょう。
また、出席者でサプライズゲストがいる場合は、その人は除いて置きましょう。

当日の依頼

「乾杯」と「締めの挨拶」をお願いする方を選別して事前に依頼しておきましょう。
また、幹事団の役割をリマインドしましょう。
これで、事前準備は完了、ここまででほとんど成功のレールが敷かれている状態です。

当日の動き

席次やイベント確認など余裕を持ってやっておくためにも、幹事団は、送別会・壮行会開始60分前には会場入りしましょう。
それ以外は、事前準備にもお伝えした「式次第」に沿って進行していけば問題ありません。
時間を入れておくと混乱せずに安心して進行できますので入れておきましょう。

イベントアイディア集

「主賓のプロファイル」情報と「幹事団の知恵」を駆使して、最高のイベントを実行していきましょう！
以下アイディアをご紹介します。
⑤まで行くと相当盛り上がりますが、ハードルは高いので、実現可能性を鑑みてご参考になさってください。

まとめ

「成功する幹事の振る舞い」、いかがでしたでしょうか。
送別される方、壮行される方にとっては非常に大切な1日、「最高」な1日になる様、入念に「準備」、「実践」して頂ければと思います。